Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón Social: Encofrados del Llano y Construcciones SAS

NIT: 900.670.185-2

Domicilio: Villavicencio, Meta

Dirección: CL 33 33 34 OF 711, Villavicencio, Meta

Teléfono: 310 293 6080

Correo electrónico: encofradosdelllanocomercial@gmail.com

Sitio web: encofradosdelllano.com

2. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, biométricos).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

3. Principios Rectores

El tratamiento de datos personales se rige por los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada por ley.
• Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al Titular.
• Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: Los datos solo pueden ser accedidos por personas autorizadas.
• Seguridad: La información se maneja con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

4. Finalidades del Tratamiento

Encofrados del Llano y Construcciones SAS recopila y trata datos personales para las siguientes finalidades:

4.1 Finalidades generales:

• Gestionar la relación comercial con clientes e interesados en los proyectos de Encofrados del Llano y Construcciones SAS.
• Enviar información comercial sobre unidades inmobiliarias, precios, disponibilidad y promociones.
• Contactar a los interesados por medio de llamada telefónica, correo electrónico, WhatsApp u otros canales.
• Realizar procesos de reserva y separación de unidades inmobiliarias.
• Cumplir obligaciones legales y contractuales.

4.2 Finalidades específicas de la plataforma digital (Kaptasoft):

• Facilitar el registro y autenticación de usuarios en la plataforma.
• Personalizar la experiencia del usuario según sus preferencias e interacciones.
• Realizar análisis de comportamiento de navegación para ofrecer recomendaciones de inmuebles (previo consentimiento expreso del Titular — Nivel 2 de consentimiento).
• Generar estadísticas internas y reportes de gestión comercial.
• Operar el asistente virtual con inteligencia artificial para atención al cliente.

4.3 Finalidades del asistente virtual con inteligencia artificial:

• Responder preguntas sobre el proyecto, precios, ubicación y proceso de compra.
• Generar recomendaciones personalizadas basadas en las preferencias expresadas por el usuario.
• Las respuestas del asistente son meramente informativas y NO constituyen asesoría profesional legal, financiera o de inversión.

5. Datos Personales Recopilados

5.1 Datos de identificación: Nombre completo, correo electrónico, número telefónico.

5.2 Datos de interés comercial: Tipo de unidad de interés, preferencias de inversión, presupuesto estimado.

5.3 Datos de navegación: Páginas visitadas, tiempo de permanencia, dispositivo utilizado, dirección IP, cookies.

5.4 Datos de interacción con el asistente virtual: Mensajes enviados, preguntas realizadas, recomendaciones recibidas.

5.5 Datos de profiling (solo con consentimiento expreso Nivel 2): Patrones de navegación, unidades favoritas, simulaciones financieras realizadas, intención de compra estimada.

NO se recopilan datos sensibles (origen racial, orientación sexual, convicciones religiosas, datos biométricos, datos de salud).

6. Autorización del Titular

El Titular autoriza el tratamiento de sus datos personales de las siguientes formas:

• Formulario de registro: Al completar el formulario de registro en la plataforma y marcar la casilla de aceptación.
• Formulario de reserva: Al completar el formulario de reserva y marcar la casilla de consentimiento.
• Consentimiento de profiling (Nivel 2): Mediante autorización expresa adicional para el análisis de comportamiento de navegación.

La autorización es revocable en cualquier momento, sin necesidad de justificación, mediante solicitud escrita al correo electrónico de contacto indicado en la sección 1.

7. Derechos de los Titulares

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Estos derechos pueden ejercerse por el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderado, o por estipulación a favor de otro.

8. Procedimiento para Consultas y Reclamos

8.1 Consultas (Art. 14, Ley 1581/2012):

• El Titular podrá consultar sus datos personales enviando solicitud al correo electrónico indicado en la sección 1.
• Plazo de respuesta: máximo 10 días hábiles desde la recepción.
• Si no fuere posible atender en dicho plazo, se informará al solicitante los motivos y la fecha estimada de respuesta (máximo 5 días hábiles adicionales).

8.2 Reclamos (Art. 15, Ley 1581/2012):

• El Titular podrá presentar reclamo por escrito incluyendo: identificación, descripción de los hechos, dirección de contacto y documentos de soporte.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos 2 meses no presenta la información, se entenderá desistido.
• Plazo de respuesta: máximo 15 días hábiles desde la recepción del reclamo completo.
• Cuando no fuere posible atenderlo en dicho plazo, se informará al Titular antes del vencimiento (máximo 8 días hábiles adicionales).

8.3 Canal de atención:

• Correo: encofradosdelllanocomercial@gmail.com
• Dirección: CL 33 33 34 OF 711, Villavicencio, Meta
• Teléfono: 310 293 6080

9. Transferencias y Transmisiones

Los datos personales podrán ser compartidos con:

• Encargados del tratamiento: Proveedores de tecnología (KAPTASOFT S.A.S (NIT 902081261-4), Supabase Inc., Anthropic PBC) que procesan datos en nombre de Encofrados del Llano y Construcciones SAS bajo contratos de transmisión de datos con cláusulas de confidencialidad y seguridad.
• Autoridades competentes: Cuando sea requerido por ley o por orden judicial.

NO se venden, alquilan ni comercializan datos personales a terceros.

10. Medidas de Seguridad

Se implementan las siguientes medidas para proteger los datos personales:

• Cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) con autenticación de dos factores.
• Políticas de Row Level Security (RLS) en la base de datos.
• Logs de auditoría para acceso a datos sensibles.
• Backups automáticos y recuperación ante desastres.
• Capacitación periódica del personal en protección de datos.

11. Plazos de Conservación (Retención) de los Datos

EL RESPONSABLE conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su recolección. Cumplido el plazo, los datos se eliminan o anonimizan de forma automática y permanente. Los plazos aplicados son:

• Datos de contacto e interés de personas que no concretaron una compra (nombre, teléfono, correo, preferencias de vivienda): hasta 12 meses contados desde la última interacción. Transcurridos 12 meses sin contacto, se elimina el registro completo.
• Conversaciones con el asistente virtual y con los asesores: se conservan junto con el registro del interesado y se eliminan con él (máximo 12 meses de inactividad).
• Documentos y datos financieros de personas que no concretaron compra (copia de documento de identidad, comprobantes de ingresos, información de crédito): se eliminan a más tardar 90 días después del cierre del proceso, ya sea por desistimiento, pérdida del interés o inactividad.
• Información de compradores (expediente completo: contrato, documentos y soportes de pago): se conserva durante 10 años, en cumplimiento del deber legal de conservación de los comerciantes (Artículo 60 del Código de Comercio).
• Rastro de navegación en la plataforma (páginas visitadas, unidades vistas, uso del simulador): hasta 12 meses.
• Registros internos de funcionamiento del sistema y del asistente de inteligencia artificial: hasta 12 meses.
• Códigos temporales de verificación de acceso: se eliminan automáticamente a los pocos días de generarse.

Copias de seguridad: los datos se eliminan de inmediato de nuestras bases de datos activas. Las copias de seguridad (respaldos) que la plataforma genera de manera automática se sobrescriben dentro del ciclo periódico definido por nuestro proveedor de infraestructura, luego del cual la copia del dato eliminado desaparece por completo.

Constancia de la eliminación: para demostrar ante las autoridades el cumplimiento del deber de supresión, EL RESPONSABLE conserva únicamente un registro técnico de que la eliminación se realizó (fecha y categoría de datos), sin incluir ningún dato personal del Titular.

12. Uso de Cookies

La plataforma utiliza cookies y tecnologías similares. Para información detallada, consulte nuestra Política de Cookies disponible en la sección correspondiente de este sitio web.

13. Tratamiento de Datos mediante Inteligencia Artificial

En cumplimiento de la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC, se informa que la plataforma utiliza un asistente virtual que emplea inteligencia artificial para:

• Atender consultas sobre el proyecto inmobiliario.
• Generar recomendaciones basadas en las preferencias expresadas por el usuario.

El nombre con el que el asistente se identifica ante el usuario lo define EL RESPONSABLE y puede cambiar en cualquier momento. En todos los casos se trata del mismo asistente automatizado descrito en esta sección, y lo aquí informado aplica con independencia del nombre que muestre.

El tratamiento de datos mediante IA cumple con los principios de: idoneidad, necesidad, razonabilidad y proporcionalidad estricta.

IMPORTANTE: Las respuestas generadas por el asistente virtual son meramente informativas y NO constituyen asesoría profesional legal, financiera o de inversión. Se recomienda consultar siempre a un profesional certificado para decisiones de compra.

14. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su fecha de publicación y permanecerá vigente mientras Encofrados del Llano y Construcciones SAS continúe con el tratamiento de datos personales. Los datos personales se conservarán durante los plazos establecidos en la sección 11 (Plazos de Conservación) o hasta que el Titular solicite su supresión, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

15. Autoridad de Protección de Datos

La autoridad de vigilancia en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

• Sitio web: www.sic.gov.co
• Línea gratuita: 018000-910165
• Sede electrónica: sedeelectronica.sic.gov.co

16. Declaración de Consentimiento

Acepto la Política de Tratamiento de Datos Personales de Encofrados del Llano y Construcciones SAS y autorizo el tratamiento de mis datos para las finalidades descritas.

Esa es la declaración que el Titular marca en los formularios de la plataforma. El texto exacto que aceptó y la fecha de esta publicación quedan registrados, de modo que pueda solicitarse prueba de la autorización otorgada (Artículo 8, literal b, de la Ley 1581 de 2012).